税務調査では、確定申告の内容が正しいかどうかを調査します。その際、正しく経費を記録していることを証明するために、請求書や領収書と言った証拠となる資料が必要となりますが、それを無くしてしまったら、どうすればいいのでしょうか。
帳簿、資料の保管期間
経理や確定申告で使う請求書や領収書。
「しばらく保管しておかなければいけない」ということは、何となく理解されていると思います。
ですが、具体的にどれくらいの期間、どのようにして保管しなければいけないかについては、曖昧になっている方もいるでしょう。
そこで、まずは、帳簿と関連する資料の保管期間について見ておきます。
法律では、帳簿と、確定申告で経費として記録する根拠となる「請求書」や「領収書」などの資料を保管する義務があることが定められています。
そして、その期間は7年です。
随分古い請求書や領収書が社内にも保管されていると思いますが、それは法律で決められているために、仕方なく保管しているものです。
では、帳簿や資料をどのようにして保管しなければいけないかというと、基本的には紙の状態で保管することになっています。
現在はスキャンなどでデータ化して保管することも認められていますが、タイムスタンプが求められるなど、その運用にかなりのコストがかかるため、紙のままで保管するのが通常です。
こうして保管された書類は、税務調査があったときに実物を提示することで、確定申告の内容に間違いがないことを証明するのに役立てることができます。
請求書や領収書をなくしてしまったら、経費にできないのか？
税務調査が入るとき、本来保管しておくべき請求書や領収書をなくしてしまっていたら、経費として認められなくなるでしょうか。
確かに、何もしないまま税務調査を受けて請求書や領収書の不備を指摘されれば、経費としては認められず追加の税金と罰金を支払わなければいけなくなります。
ですが、税務調査の前の準備段階で手を打っておけば経費として認められる可能性は十分にあります。
再発行を請求する
まず、なくしてしまった請求書、領収書について再発行を請求します。
コンビニなどの小売店で買ったものについては難しいですが、普段から取引している取引先などが相手の場合、応じてくれる可能性がありますので、請求してみましょう。
もし再発行に応じてくれるようなら、それを資料として保管しておきます。
支払証明書の作成を依頼する
請求書、領収書そのものの再発行が難しい場合は、支払証明書の作成を依頼します。
日付、取引先の名前、取引の内容、金額、が記載された書類を、支払の事実を証明する書類として取引先に作成してもらうのです。
請求書、領収書そのものではありませんが、これでも立派な経費の証拠として効果を発揮します。
出金伝票、メモ書きを作成する
再発行、支払証明書が断られた場合は、自分で支払の事実を書類に残します。
出金伝票、あるいは、日付、取引先の名前、取引の内容、金額、が記載された書類を残しておいて、それを保管しておきます。
自分で作成した書類ですので、証明力は劣りますが、何もないよりはましです。出金伝票やメモに書かれてある内容が誤りであると主張するなら、それを証明する責任は、税務署の方にありますから、支払が事実であれば出金伝票やメモを根拠に経費であることを堂々と主張しましょう。
大半の請求書や領収書をなくしてしまっていたら
確定申告の際に経費としてしていた、請求書や領収書の大半をなくしてしまっていた場合、税務調査でどのような対応をすべきでしょうか。
まずは、先ほど説明した方法でできる限り請求書、領収書あるいはその代わりとなるものを揃えるようにします。
ただ、あまりに多くの経費が出金伝票やメモによって記録されているとなると、税務署は書類の管理に不備があると判断されて、大部分の経費が認められなくなる可能性があります。
そこで、大半の請求書や領収書をなくしたときは、確実に経費と認められるものについてのみ先ほど説明した方法で資料を集めて、それ以外は経費にすることは諦めます。
そして、経費の金額を修正して修正申告を行うのです。
修正申告することによって、誤った確定申告を行ったことによる罰金（過少申告加算税or重加算税）の支払を回避することができますから、何もしないままで税務調査で請求書、領収書の不備を指摘されるよりも、支払いを少なくすることができます。。
税務調査では、修正申告についても聞かれることになりますが、その際には、請求書や領収書をなくしたことに気づいて、なくしてしまった部分について修正申告を行ったことを素直に説明すれば大丈夫です。
取り繕ったりせず、素直に回答すればOKです。
まとめ
請求書や領収書をなくしてしまっても、代わりになる書類を揃えることで、税務調査で経費として認めてもらうことは可能です。ただし、大半をなくしてしまった場合は、確実に経費として認められる部分を除いて、経費にすることは諦め、修正申告するようにするのが賢明です。
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