在庫を扱うビジネスを選択している会社では決算が近づくと在庫の棚卸を行います。これがなかなかのハードな仕事で、在庫をカウントする作業で精一杯になってしまいがちです。せっかくの実地棚卸ですから、できるだけ意味のあるものにしたいところです。
決算書の在庫の数字は棚卸で把握します
棚卸の作業は日常の様々な場面で目にすることができます。コンビニやスーパー、ファストフードのお店など、陳列棚やショーケースにある商品の数をカウントして、端末に入力している光景を、皆さん1度は目にされたこのがあるのではないでしょうか。あの作業がまさに棚卸で、決算が近づくと会社全体の在庫を確かめるために、全社的な棚卸を行います。
製造業では自社で製造している製品や材料、製造途中の製品、さらに外部に預けている製品まで。デパートなどの小売業なら店頭に並んでいる商品からバックヤードに保管している在庫、さらにネット通販用に倉庫で保管している在庫まで、隈無く対象となります。
もちろん、あまりにも数が多く、短い期間で数えられないという場合は、全てを決算時に行うことはありませんが、半期毎や各期末に対象を変更しながら、一定の期間で全体の棚卸が行われるように計画されます。
毎期必ず行われる棚卸ですが、これは単に在庫を数えている訳ではありません。決算の数字を実際の”モノ”を確かめることで固める、という会計上も非常に大きな意味を持っています。
普段扱う会計上の数字は、各部署から収集されたデータに基づいて会計ソフトに数字を入力。その結果を集計して会計数値としてまとめたもの。ですが、この数字はあくまでも、報告された数字をそのまま反映させただけで、数字そのものの正確性については検証していません。
もちろん、内部統制を構築して報告される数字の正確性を担保できていると検証されたから、その数字を使っている訳ですが、内部統制が常に機能しているとは限りません。
そこで、棚卸を行うことによって実際に”モノ”があることを確かめて、それが会計データと一致することを確認し、データ上の数字が正しいことを確かめ、さらに、内部統制が正しく機能しているかどうかまで検証することができるのです。
会計の数字の正確性、だけでなく在庫の内部統制まで。棚卸によって”モノ”を見て確かめるからこそできることです。
在庫の管理状況
先述の内部統制とも関連しますが、実地棚卸により在庫の管理状況も把握できます。在庫を管理する部署から報告される数字が正確な会社は、在庫の管理もしっかりしています。「在庫管理がしっかりしている」というのは、非常に簡単なことですが、在庫の整理整頓がきちんとなされていると言うことです。
・事前に決めた配置図の通り、区分ごとに該当の在庫を配置している
・同じ区分内でも在庫の種類毎に棚やケースを用意し、他の種類との混同が生じないよう整理されている
・在庫の取り扱いは、担当者だけが指示書に従って行う
・業務の終了時には担当者と担当者以外の者が在庫の数量を確認し、データと一致しない場合はその日のうちに原因を調査する
など、現場作業がスムーズに進むように、整理整頓のルールを定めてそれに従って在庫を管理するようにしているのです。
反対にこれができていないと、現場での作業が非効率になりますし、在庫が正確に把握できず余裕を見過ぎた発注などで、過剰な在庫を抱える原因にもなります。
また、会計上問題になるのが異常な在庫の評価。在庫の管理がきちんとできていないと、不良品や長期間滞留している商品など、通常のビジネスの中で使用や販売が難しくなった在庫を、区分せずに通常の在庫に紛れて保管してしまう可能性があります。
そうなると、在庫の評価に問題が出てきます。仕入れや製品の完成時点には「売れる」と考えていたものでも、在庫として持っている間にマーケットでの価値を失ってしまったら、その商品や製品の帳簿上の価値を切り下げなければいけません。
ですが、在庫管理が適切にできていなければ、評価を下げるべき在庫を把握することができずに、もとの価値のままで決算書に載せてしまうことになるからです。
在庫を正しく管理することは、現場作業の効率性や発注管理、さらに会計にまで影響を与えます。在庫管理の状況を把握するためにも、棚卸は不可欠な業務です。
商品を自分の目で確かめて、リアルな会社の動きを実感できます
管理部門で仕事をしていると、特に大きい会社の場合は自社の商品・製品を目にすることがあまりないと言うこともあります。
データ上は把握していますが、具体的にどのような商品・製品が売れ筋で利益を出し、どのような商品・製品が勢いを失っているのか、会社が新しく売り出そうとしているのはどのような製品なのか、など、管理部門であってもできれば現場の感覚をもって仕事をしたいところです。
棚卸の機会に立ち会うと、自社の商品・製品が並べられ、活発に出入りがある棚、ほとんど動きがない区分、など”モノ”の動きがありありと分かります。
棚卸の段階では商品・製品の動きは止められていますが、それでもよく動く在庫とほとんど動きがない在庫では、商品・製品の新しさや数量、それに関わる人の動き、などで十分に把握できるものです。
現物を確かめてその動きを知ることが、管理部門で数字を扱う場合でも実感を伴って情報を扱うことに繋がります。そのことが、ニーズを的確にとらえた質の高い情報の提供を可能にするのです。
私も棚卸で実際に現場で”モノ”に触れることで、資料では伝わらない多くのことを知ることができました。
その時に得た情報と経験が後の仕事に役立ったことは言うまでもありません。
現場に足を運び、実際に”モノ”に触れる、ことでリアルな会社の動きをつかみましょう。より広い視野で仕事ができるようになります。
まとめ
棚卸は大変な作業ですが、そこで得られることは非常に多くあります。同じ作業でも、その意味を見いだすことによって、スキルアップや別の仕事に役立てられるようになります。
＜おまけ＞
J1昇格プレーオフ決勝、チケットを確保しました。
ディエゴ選手のケガが思わしくないようで、山形の不利が予想されますが、両チームとも、できるだけベストの状態で戦わせてあげたいですね。
