確定申告に必要な申告書を作成する時に迷うのが、「経費として認められるかどうか」の線引き。「これ、経費になるのかな」と迷うことがあれば基本に立ち返って考えてみましょう。
”経費”の基本的な意味
”経費”を考える時に、とてもシンプルですが非常に重要な式があります。
次の式を見て下さい。
これは、税金の計算に不可欠な”所得”を求める式です。
”所得”は、”売上”と”経費”でできていることが分かります。
ただし、”売上”と”経費”は、無関係に並んでいるわけではありません。
むしろ、”売上”と”経費”は深く深く結びついていると考えて下さい。
では、どのように結びついているかというと、
このように、「売上との関わり」によって経費が定義されるのです。
重要な箇所は赤字で示しています。
まず、使ったお金が”売上を上げるため”に使われていなければいけません。
個人の趣味や生活のために使ったものは”経費”ではないということです。
また、売上を上げるために”直接”役立つものに対する支払いである必要があります。
少し具体的に考えてみましょう。
たとえば、社長の食事代。
「社長が健康に働くことで売上が上げられる」と考えれば、「売上を上げるため」の支払いであることは間違いありませんが、売上に”直接”役立つものではないので、”経費にはなりません。”
その一方で、取引先との接待に使われた食事代。
これは、取引をスムーズに進めることで、売上を上げるために直接役立ちますから、”経費”として認められます。
（ただし、接待の費用は別の理由で経費として認められる金額に制限があります）
このように、”経費”として認められるかどうかは、「売上を上げるために直接役立つかどうか」によって決まります。
「経費にあたるかどうか」で迷ったら、まずはここに立ち返りましょう。
”経費”は明確に決められているものではない
経費の基本的な考え方を見てきましたが、すこし”モヤ”っとしたかもしれません。
「分かったような、分からないような」
「”直接”か”間接”かって、さじかかげんひとつじゃないか」
とか。
ただ、これには仕方ないところがあって、
「水道代なら経費」
「食事代なら経費でない」
などのように、法律上、支出の内容によって経費が明確にされているわけではないのです。
なので、どんな支払でも経費になる可能性はありますし、ならない可能性もあります。
（コミケの参加費用も、それが売上につながるなら立派な経費ですし、趣味としての買う側に過ぎなければ経費にはなりません。）
だからこそ、基本的な考え方が大事で、それを基準にして判断しなければいけません。
最後は、ご自身で経営している事業の内容を考えて、「直接売上に役立っているか」を自分で判断することになります。
（もちろん、専門家との相談によってアドバイスを得ることもできます）
そして、「これは経費になる」と判断したら、次はそれを裏付ける証拠が必要です。
”経費”に認められるための証拠
”経費”として申告するにはそれを裏付ける証拠が必要です。
一般的には、領収書やレシートが該当します。
”経費”には「領収書」か「レシート」と理解しておけばOKですが、それが、金額だけでなく「売上を上げるのに直接役に立つこと」を証明するための証拠であることも、頭の片隅に入れておいて下さい。
そうすると、レシートや領収書にどのような内容が書かれていなければいけないかが分かってきます。
領収書は手書きなので、必要事項をきちんと書いてもらうように注意しておかなければ行けません。
経費の証拠として必要な記載は次の４つです。
①日付
②金額
③支払い先（会社、お店の名前など）
④内容（品名など）
慣れていない方が担当していると、必要な事項を記載していない場合もありますので、注意して見ておいて下さい。
レシートの場合は必ず上の４つの項目が記載されているので、
保管さえしっかりしておけば大丈夫です。
領収書もレシートもない時は？
電車やバスを利用する場合などは領収書やレシートが発行されません。
そうなると、交通費の証拠をどうするかで問題になりますが、これはご自身でメモをとっておけば問題ありません。
その際は、上の経費の証拠として必要な記載項目を参考に、
①日付
②金額
③目的地
④経路（何駅から何駅）
を記録しておきましょう。
「客観性が…」と心配になるかもしれませんが、事業の内容と取引先を確認すれば、目的地が妥当かどうかは分かりますし、金額も客観的に分かりますので、適切かどうかの判断は簡単です。
このように、領収書やレシートがない場合でも、メモなどで記録に残しておけば、経費として認められますので、諦めずにしっかりメモするクセをつけておきましょう。
まとめ
”経費”になるかどうかは、「売上を上げるのに直接役立つかどうか」で判断します。
領収書やレシートはそれを判断するための証拠となる重要な資料です。
おまけ
経費を漏れなく申告することも立派な節税になります。
領収書、レシートの受取と保管は必ずやるようにしましょう。
